L’Associazione Cittadinanza Digitale (in seguito “associazione”) gestisce la privacy in modo conforme al Decreto legislativo 30/06/2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, al Regolamento (UE) 27/04/2016, n. 679, “General data protection regulation (GDPR)” e al Decreto legislativo 10/08/2018, n. 101.

Questa informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) degli utenti che visitano il sito Internet dell’associazione e che inviano spontaneamente comunicazioni ai recapiti pubblicati.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è l’Associazione Cittadinanza Digitale.

Finalità del trattamento

L’associazione raccoglie i dati personali, identificativi e di recapito per adempiere agli scopi statutari e alle finalità istituzionali.

Luogo di trattamento

I trattamenti connessi ai servizi web offerti da questo sito sono effettuati presso la sede del titolare del trattamento e sono curati solo da personale autorizzato. Occasionalmente, potrà essere consentito a terzi l’accesso temporaneo alle memorie del sito per esclusivi motivi di assistenza tecnica, nel rispetto delle prescrizioni di legge e sotto la sorveglianza del titolare. Oltre a ciò, nessun dato derivante dall’interazione con il sito viene comunicato a terzi o diffuso in Italia o all’estero.

Tipologia di dati trattati

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni e associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (uniform resource identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) e altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Sono raccolti i dati di navigazione esclusivamente nell’interesse legittimo di permettere all’utente la fruizione dei contenuti pubblicati sul sito Internet e una loro corretta amministrazione e gestione. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati in questione possono essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di eventuali reati informatici ai danni del sito.

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di informazioni trasmesse agli indirizzi di posta elettronica, oppure attraverso le form presenti all’interno del sito comporta per sua stessa natura la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella comunicazione. Le basi giuridiche del trattamento sono, pertanto, il legittimo interesse del titolare di rispondere alle comunicazioni pervenute o la necessità di evadere le richieste avanzate dall’interessato.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati è effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici secondo principi di correttezza, liceità e trasparenza, in modo da tutelare in ogni momento la riservatezza e i diritti dell’interessato nel rispetto di quanto previsto dalla normativa vigente. I dati sono conservati, in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente, per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti nonché fino a quando non viene revocato il consenso al trattamento. Nel caso di revoca del consenso o di negazione dello stesso, si provvederà alla cancellazione dei dati. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.

Facoltatività del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento comporta l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto con l’associazione, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione dello stesso. Il conferimento dei dati ai fini associativi è invece obbligatorio.

Persone autorizzate al trattamento

Le seguenti categorie di soggetti possono venire a conoscenza dei dati trattati, in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, nominati dal titolare del trattamento:

• Consiglio direttivo
• addetti alla segreteria e all’amministrazione
• dipendenti e collaboratori interni
• enti pubblici a cui per legge i dati devono essere conferiti

Diritti degli interessati

Ai sensi dell’articolo 15 del GDPR l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

• le finalità del trattamento
• le categorie di dati personali in questione
• i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali
• quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo
• la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento
• il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo
• qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine
• l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

L’esercizio dei diritti da parte dell’interessato deve essere rivolto all’attenzione del Consiglio direttivo utilizzando i recapiti istituzionali dell’associazione.

Le risposte fornite da “Ti Accompagno” sono generate automaticamente da un sistema di intelligenza artificiale, non da un operatore umano. L’utente ne viene informato esplicitamente prima di iniziare la conversazione, con richiesta di conferma esplicita, come previsto dall’art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act). Le risposte sono fornite a titolo puramente informativo e possono contenere imprecisioni: per situazioni personali specifiche l’utente può contattare gli operatori dell’associazione ai recapiti istituzionali.

Nell’ambito dell’utilizzo del chatbot vengono trattati:

• il testo delle domande poste dall’utente e delle risposte fornite dal sistema
• un identificativo di sessione generato automaticamente, non riconducibile di per sé all’identità dell’utente
• l’indirizzo IP del dispositivo da cui parte la richiesta non viene mai conservato in chiaro, ma prima di qualunque scrittura su database è trasformato mediante una funzione crittografica (hash) che lo rende irreversibile e viene utilizzato esclusivamente per finalità di sicurezza (rilevamento di abusi, blocco temporaneo in caso di violazioni ripetute nell’uso del servizio)

Si invita l’utente a non inserire nel testo delle domande dati personali propri o di terzi (nome, indirizzo, recapiti, codice fiscale, dati sanitari) non necessari a formulare la domanda. Il sistema applica filtri automatici che riconoscono e rimuovono email, codici fiscali, numeri di telefono ed espressioni di autopresentazione (“mi chiamo…”, “abito in…”) prima che il messaggio venga elaborato o salvato. Questi filtri, basati su riconoscimento automatico di pattern testuali e, in aggiunta, su un secondo controllo effettuato da un modello di intelligenza artificiale, riducono ma non escludono del tutto il rischio che dati personali inseriti liberamente dall’utente vengano trattati.

Le finalità del trattamento sono sono relative a:

• fornire la risposta richiesta, esecuzione del servizio richiesto dall’utente, nel perseguimento delle finalità statutarie dell’associazione
• sicurezza del servizio, prevenzione di abusi e tentativi di manipolazione del sistema, blocco temporaneo in caso di violazioni ripetute per legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR)
• statistiche d’uso aggregate (numero di conversazioni, argomenti più frequenti) per legittimo interesse del titolare a monitorare e migliorare il servizio (questi dati sono aggregati e non consentono di risalire a singoli utenti)
• analisi delle domande e delle risposte nel tempo,  basandosi sul testo della domanda (nella versione già filtrata come sopra) e della risposta fornita, insieme al giorno, ma senza alcun identificativo di sessione o IP, vengono conservati più a lungo delle conversazioni complete per legittimo interesse del titolare a comprendere l’andamento delle richieste, a controllare la qualità delle risposte fornite e a migliorare i contenuti pubblicati

Le conversazioni complete (domanda, risposta, identificativo di sessione) sono conservate per un massimo di 72 ore, poi cancellate automaticamente. Prima della cancellazione, il testo della domanda e della risposta (senza identificativo di sessione, IP o orario esatto, ma solo il giorno) può essere conservato più a lungo, fino a 12 mesi, per l’analisi descritta sopra. I dati relativi a violazioni di sicurezza sono conservati per un massimo di 72 ore (registro eventi) o 48 ore dopo la scadenza del blocco temporaneo (contatore violazioni), poi cancellati automaticamente. Le risposte messe in cache per velocizzare il servizio sono conservate per un massimo di 24 ore. Questi tempi di conservazione sono diversi da quelli indicati alla sezione “Tipologia di dati trattati” per la navigazione generale del sito: si applicano specificamente ai dati del servizio chatbot, per le finalità di sicurezza descritte sopra.

Restano validi, anche per i dati trattati tramite il chatbot, i diritti descritti alla sezione “Diritti degli interessati” di questa informativa, esercitabili contattando il Consiglio direttivo ai recapiti istituzionali dell’associazione.

Aggiornamenti

Le notizie qui rese possono essere soggette a revisione a seguito di modifiche normative, evoluzioni tecnologiche del sito che impattino sulle attuali modalità di trattamento dei dati, variazioni organizzative della struttura dell’associazione che possano interessare l’utente.