Cosa fare se manca un modulo sul sito di una Pubblica Amministrazione

di Paola Consonni e Giuseppe Aquino

La pubblicazione della modulistica come livello minimo essenziale delle prestazioni

Le disposizioni del decreto legislativo n. 33/2013, noto anche come “decreto trasparenza”, integrano l’individuazione del livello essenziale delle prestazioni concernenti i diritti civili e sociali che deve essere garantito su tutto il territorio nazionale, ai sensi dell’art. 117, secondo comma, lettera m) della nostra Costituzione.

Questa enunciazione, che all’apparenza appare molto complessa, può essere tradotta in pratica con una semplice regola di uguaglianza: le disposizioni sulla trasparenza devono essere applicate da tutte le amministrazioni pubbliche in Italia e non possono essere modificate in senso peggiorativo.

Tra i diversi obblighi di pubblicazione che il decreto ha introdotto rientra anche quello relativo alla modulistica dei procedimenti amministrativi.

Cosa può fare il cittadino nel caso in cui manchi un modulo sul sito della Pubblica Amministrazione

Per rendere i procedimenti amministrativi accessibili e facilmente comprensibili per tutti i cittadini, il decreto prevede una serie di obblighi di pubblicazione sui siti istituzionali. In particolare, le pubbliche amministrazioni devono rendere reperibili “gli atti e i documenti da allegare all’istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni” (articolo 35, comma 1, lettera d)).

Nel caso in cui un modulo non sia reperibile, per omessa pubblicazione, le pubbliche amministrazioni non possono richiedere al cittadino di utilizzare formulari e schemi che non siano stati resi disponibili.

L’amministrazione non può respingere le istanze presentate in assenza di modulistica, adducendo il mancato utilizzo dei modelli o la mancata produzione di documenti che non sono stati pubblicati. In tali casi, l’ente può solo invitare il cittadino a integrare la documentazione in un termine congruo (articolo 35, comma 2).

I moduli da utilizzare per presentare la domanda devono quindi essere pubblicati sui siti web istituzionali degli enti pubblici, inclusi i Comuni.
Se un modulo non è stato reso accessibile, il cittadino ha il diritto di utilizzare un modello libero e l’amministrazione ricevente non può rifiutarlo.

Cosa deve contenere una domanda senza modello predefinito

Se un modello predefinito non è disponibile, il cittadino deve comunque presentare una richiesta formale, contenente gli elementi essenziali per permettere alla pubblica amministrazione di comprendere e trattare la pratica. In generale, una domanda priva di modulo precompilato deve includere:

1. Dati identificativi del richiedente
2. Descrizione chiara della richiesta: l’oggetto della domanda e la motivazione della stessa, oltre a eventuali allegati necessari per completare la procedura
3. Dichiarazioni sostitutive: se necessarie, dichiarazioni sostitutive di certificazioni o atti di notorietà (come previsto dagli articoli 46 e 47 del DPR n. 445/2000)
4. Firma e data: la firma del richiedente e la data di presentazione della domanda (la firma può essere elettronica, nel caso di procedimenti online).

Procedimento per inviare un’istanza in mancanza di fac-simile

Prima di procedere con l’inoltro della propria richiesta, è necessario verificare che l’ente destinatario non abbia reso disponibile il relativo modello. Per effettuare tale controllo si raccomanda di effettuare una ricerca sul sito istituzionale dell’amministrazione interessata.

Si suggerisce di esaminare le diverse sezioni del sito che potrebbero contenere il documento, ma anche di effettuare una o più ricerche testuali sul motore di ricerca interno del sito istituzionale (ove presente) e tramite almeno uno dei principali motori di ricerca su internet (a volte non è facile individuare il modello, nonostante sia pubblicato, perchè non correttamente indicizzato).

Nel caso in cui non si trovi il modulo desiderato, è opportuno inviare una mail all’ufficio competente e/o contattarlo direttamente tramite telefono per chiarire eventuali dubbi e ridurre al minimo i fraintendimenti, ottenendo una risposta diretta. Se il documento è disponibile online o presso l’ufficio competente, si riceveranno inoltre le indicazioni su come acquisirlo. Se il modello non è disponibile, si potrà inoltrare l’istanza concordando le informazioni da inserire (sempre con l’obiettivo di evitare successive richieste di integrazioni) e la modalità di invio.

Nel caso in cui il fac-simile necessario non sia presente e non si siano concordati i dettagli da riportare, si consiglia di prendere spunto da schemi analoghi, aventi lo stesso oggetto, ma messi a disposizione da altre amministrazioni (soprattutto nel caso di procedimenti di competenza comunale).