Comunicazioni digitali ai cittadini: cosa sono Posta elettronica certificata (PEC), Raccomandata elettronica (REM), Indice nazionale dei domicili digitali (INAD) e Servizio notifiche digitali (SEND)

Stefano Pabellini e Andrea Tironi

Nel quadro della transizione digitale che sta interessando l’intero Paese, anche grazie ai fondi messi a disposizione dal PNRR, l’ammodernamento dei sistemi di comunicazione tra Pubblica amministrazione, cittadini e imprese rappresenta un passaggio determinante verso un modello di interazione più rapido, efficiente e trasparente. Immagina di poter sostituire la tradizionale raccomandata cartacea inviata dal Comune per il pagamento di una multa – con tutto ciò che essa comporta, tra attese, file agli sportelli e incertezza sui tempi –  con una comunicazione digitale diretta, sicura e tracciabile, ricevuta comodamente nella propria casella PEC (o REM).

È in questo scenario che si inseriscono due  un pilastri strategici per l’attuazione dell’agenda digitale nazionale: l’Indice nazionale dei domicili digitali (INAD) e il Servizio notifiche digitali (SEND).

Approfondiamo il funzionamento di questi due strumenti, analizzando l’impatto sulla vita quotidiana dei cittadini e delineando gli scenari evolutivi a livello normativo e tecnologico.

Cos’è INAD?

INAD (domiciliodigitale.gov.it) è il registro pubblico che raccoglie gli indirizzi di posta elettronica certificata (PEC) istituiti dai cittadini come domicilio digitale. 

Registrando il proprio indirizzo PEC su INAD, il cittadino può ricevere comunicazioni avente valore legale, inviate da qualsiasi Pubblica amministrazione, direttamente a questo indirizzo in sostituzione della tradizionale raccomandata cartacea.  Tradotto in soldoni, registrandosi su INAD si indica in un colpo solo a tutte le Pubbliche amministrazioni italiane: “Da oggi mi puoi contattare qui”. È un po’ come dire: “Questa è la mia cassetta della posta digitale, scrivimi a questo indirizzo”.

Chiunque può iscriversi gratuitamente accedendo con la propria identità digitale SPID, CIE o CNS. Una volta dentro il portale, è possibile inserire o modificare il proprio indirizzo PEC. Da quel momento in poi, qualunque ente pubblico ti debba notificare qualcosa è tenuto a controllare in INAD se hai istituito o meno un tuo domicilio digitale.

INAD si affianca ai portali esistenti INI-PEC e IPA, i registri contenenti rispettivamente gli  indirizzi PEC delle persone giuridiche e delle PA.

E’ importante evidenziare che, ad oggi, il possesso di un indirizzo PEC personale e la relativa iscrizione sul portale INAD avviene su base volontaria. 

Cos’ è SEND?

SEND (notifichedigitali.it) è una piattaforma digitale, sviluppata da PagoPA S.p.A. su iniziativa del Dipartimento per la Trasformazione Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri, concepita per consentire la trasmissione di qualunque atto amministrativo, con valore legale, da parte della Pubblica amministrazione verso qualunque destinatario. Pensiamo ad esempio ad una multa emessa dal Comando di Polizia Locale, un documento emesso dal Comune oppure una comunicazione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Una volta che SEND ha ricevuto l’incarico di notificare un atto da parte di una qualunque PA, la piattaforma controlla se il destinatario ha istituito un proprio domicilio digitale su INAD, e in caso affermativo si preoccupa di recapitarlo a quel particolare indirizzo.

Diversamente, se il destinatario non avesse istituito un proprio domicilio digitale su INAD, la piattaforma invia un messaggio di cortesia o su App IO oppure direttamente via SMS. Poichè questa comunicazione non ha alcuna valenza giuridica, da questo momento il destinatario avrà cinque giorni di tempo per accedere direttamente al portale SEND così da consultare il documento oggetto di notifica.

Se anche questo passaggio cadesse a vuoto, il cittadino riceverà una comunicazione cartacea, comunque tracciata, contenente tutte le informazioni su come leggere la comunicazione online oppure su come ritirarla in modalità cartacea presso il CAF.

Di fatto, SEND rappresenta un “postino/messo digitale” in grado di notificare ogni comunicazione emessa dalla PA verificando automaticamente se il destinatario ha istituito o meno un proprio domicilio digitale su INAD.

PEC o REM?

Fino a questo momento abbiamo parlato di PEC, ma può darsi che abbiate sentito parlare di REM (Raccomandata elettronica). La REM rappresenta un’evoluzione della PEC.

Come sappiamo, la PEC rappresenta un’invenzione e un’eccellenza italiana che l’Unione Europea ha deciso di estendere a livello comunitario: in questo senso la REM è stata introdotta per adattarsi agli standard europei e consentire lo scambio sicuro e certificato di documenti digitali anche tra Paesi diversi. In pratica, la REM è una PEC “europea” con garanzie ancora maggiori in termini di sicurezza, integrità e tracciabilità dei messaggi.

In sintesi:

• la PEC è la casella di posta elettronica certificata utilizzata nel perimetro nazionale
• la REM è la nuova versione europea della casella di posta elettronica certificata pensata per far dialogare pubbliche amministrazioni e cittadini oltre i confini nazionali.

Sintesi

Queste le definizioni in sintesi:

• PEC/REM sono i recapiti certificati ai quali si possono ricevere (e dai quali si possono inviare) comunicazioni aventi valenza giuridica.
  Rappresentano la tua “cassetta della posta digitale”
• INAD è il posto dove si indica la propria “cassetta della posta digitale”
• SEND è il postino/messo digitale in grado di far recapitare al destinatario ogni comunicazione emessa dalla PA.

Conclusioni

La trasformazione digitale della Pubblica amministrazione si concretizza anche attraverso l’adozione di strumenti come SEND, INAD e la PEC/REM che, operando in sinergia, consentono la trasmissione di comunicazioni ufficiali con pieno valore legale in formato digitale. 

Questi sistemi non solo riducono l’uso della carta e i costi associati, ma migliorano l’efficienza e la tempestività delle comunicazioni tra enti pubblici, cittadini e imprese promuovendo una cittadinanza digitale consapevole e attiva.